Wie is waarvoor verantwoordelijk in een VvE?

De driehoek

Rond de gemeenschappelijke ruimtes van uw complex bewegen drie partijen. Het helpt om ze in deze volgorde te zien: het bestuur beslist, de beheerder regelt, de leverancier doet.

De belangrijkste regel zit in dat eerste blokje: het bestuur kan taken uitbesteden, maar niet de verantwoordelijkheid. Ook met een beheerder blijft het bestuur degene die beslist. Dat is geen formaliteit — het verklaart waarom sommige dingen langer duren dan u zou willen.

Meerwerk: hier loopt het vaak vast

Wij komen tijdens ons werk dingen tegen die niet in het contract staan. Een vervuilde bergingsgang die een extra beurt nodig heeft, een vlek die alleen met een ander middel weggaat, graffiti op een deur.

Wie beslist daarover? In vrijwel alle gevallen het bestuur. Niet de beheerder, en zeker niet wij. Dat is zuiver, maar het maakt kleine dingen traag: voor een kwestie van vijftig euro moet er dan overlegd worden terwijl iemand met een emmer al klaarstaat.

Wat een goede samenwerking met de beheerder vraagt

Communicatie, en een dossier dat klopt. Een beheerder die facturen, afspraakbrieven en wijzigingen bijhoudt en inzichtelijk maakt, is goud waard — ook voor het bestuur dat over twee jaar uit andere mensen bestaat. Zonder dossier begint elke nieuwe bestuurder opnieuw en is niemand meer zeker van wat er ooit is afgesproken.

Wat wij van een beheerder verwachten is hetzelfde als wat hij van ons mag verwachten: korte lijnen en geen verrassingen. Wij stemmen ons werkschema met hem af, zodat er één verhaal is richting het bestuur.

Wie belt wie als er iets is?

Afval in de gang

Dit is het eerlijkste voorbeeld, want hier begint het bij de bewoners zelf. Een gemeenschappelijke ruimte schoonhouden is niet alleen het werk van een schoonmaker die er twee keer per week is — het is ook een kwestie van hoe bewoners met hun eigen woonomgeving omgaan.

Wij proberen daar het goede voorbeeld in te geven, in de hoop dat mensen het zelf ook meer oppakken. Wij zijn er immers niet altijd. Blijft het structureel liggen, dan is het een gesprek voor het bestuur, niet een taak die u erbij koopt.

Een kapotte lamp

Die kan door een bewoner worden gemeld, en wij kunnen hem ook zelf tegenkomen tijdens onze ronde. Beide is goed. Wat telt is dat het ergens landt en wordt opgelost in plaats van dat drie mensen denken dat een ander het al heeft doorgegeven.

Een lekkage

Die wordt opgemerkt door een bewoner, door ons, of door een andere leverancier die toevallig in het pand is. In al die gevallen zien wij onszelf als het aanspreekpunt om een oplossing te vinden, als bewoners dat op dat moment niet zelf kunnen. Daarna gaat het langs de normale lijn: beheerder informeren, bestuur laat beslissen wat er moet gebeuren.

En als uw VvE geen beheerder heeft?

Steeds meer kleine VvE's regelen alles zelf. Dat kan, maar wij zouden altijd enige vorm van beheer aanraden — en dan vooral voor het financiële deel.

Zodra u in het bestuur van een vereniging stapt, kunnen de financiën en de risico's die daarbij horen uw verantwoordelijkheid worden. Dat is niet iets wat u er als vrijwilliger even bij doet, en het is ook niet iets wat u wilt dragen omdat het nu eenmaal niemand anders deed.

Zoek daarbij wel een beheerder die bij uw VvE past. Een complex van acht appartementen heeft andere dingen nodig dan een vereniging van tweehonderd. Een groot beheerkantoor met uitgebreide dienstverlening is voor een kleine VvE vaak duurder dan nuttig.

Lees ook: waar u op let bij een schoonmaakcontract en wat een huismeester voor een VvE doet.