Schoonmaakcontract voor uw VvE: waar let u op?

Het gaat zelden om de prijs

Dat klinkt vreemd uit de mond van een leverancier, maar het is wel wat wij zien. Als een VvE ontevreden is over de schoonmaak, gaat het bijna nooit over het bedrag op de factuur. Het gaat over afspraken die niet worden nagekomen, en over het feit dat u dat niet kunt controleren.

Want dat is de kern van het probleem: schoonmaak vindt plaats als er niemand van het bestuur is. U ziet het resultaat, niet het werk. Is de berging deze maand meegenomen of alleen het trappenhuis? Is er vorige week wel iemand geweest? Zolang u dat niet weet, is elk gesprek over kwaliteit een gesprek over gevoel.

Beoordeel een contract dus niet alleen op wat het kost, maar op de vraag: kan ik straks zien of het is gebeurd?

Wat er in een goed contract staat

Drie dingen maken het verschil tussen een contract waar u iets aan heeft en een prijsopgave met mooie woorden.

Een werkschema dat aansluit bij uw complex

Niet "wekelijkse schoonmaak van de algemene ruimten", maar per ruimte welke taken worden gedaan en hoe vaak. Trappenhuis wekelijks dweilen, galerij maandelijks, liftdeuren elke beurt, bergingsgang eens per kwartaal — zo concreet. Zonder dat schema kunt u achteraf nooit vaststellen of iets is overgeslagen, want er stond nergens dat het moest gebeuren.

Wie waarvoor verantwoordelijk is

Wie levert de materialen en de machines? Wie regelt de sleutels? Wat gebeurt er met het glas op de tweede verdieping, valt dat binnen of buiten het contract? Wie belt u bij een verstopping, uw beheerder of de schoonmaker? Elk grijs gebied wordt vroeg of laat een discussie.

Continuïteit

Wie staat er bij ziekte of vakantie? Krijgt u dan een onbekende die het complex niet kent, of is er vervanging geregeld die is ingewerkt? En werkt u met vaste mensen of met wie er die week toevallig beschikbaar is? Voor bewoners maakt dat het verschil tussen iemand groeten en iemand wantrouwen.

Waarom twee offertes honderden euro's kunnen schelen

Twee bedrijven bekijken hetzelfde complex en komen met een heel ander bedrag. Meestal ligt dat niet aan de winstmarge maar aan wat zij ter plekke zagen.

• Geen water- of stroomaansluiting. Klinkt als een detail, maar als er in de algemene ruimte geen kraan of stopcontact is, moet daar een oplossing voor komen. Dat kost tijd bij elke beurt, en tijd is de prijs.
• Een vloer die bijzondere behandeling nodig heeft. Natuursteen, gietvloeren en sommige tegelsoorten verdragen geen standaardmiddelen. Wie dat negeert, is goedkoper — totdat uw entree dof wordt of vlekt.
• Wel of geen opslagruimte. Kan een leverancier machines en middelen in het complex kwijt, dan werkt hij efficienter. Moet alles elke keer uit de auto komen, dan zit dat in de prijs.

Krijgt u offertes die ver uiteenlopen, vraag dan niet alleen naar het bedrag maar naar de aannames erachter. Een leverancier die deze dingen niet heeft opgemerkt, heeft uw complex waarschijnlijk niet goed bekeken.

De fout die besturen zelf maken

Wij merken vaak terughoudendheid als wij vragen wat de VvE nu betaalt en hoeveel uur er wordt afgenomen. Begrijpelijk — u wilt niet dat een leverancier daar zijn prijs op afstemt.

Maar het levert u iets op. Met die twee getallen kan een eerlijke leverancier toetsen of zijn eigen voorstel er logisch naast ligt. Zit hij er ver onder, dan heeft hij waarschijnlijk minder uren gerekend dan u gewend bent en gaat u kwaliteit inleveren. Zit hij er ver boven, dan kan hij uitleggen waarom.

Zonder die informatie vergelijkt u appels met peren en weet u alleen welke offerte het laagste getal heeft. Deel liever het aantal uren dan het bedrag als u het spannend vindt — daar zit de meeste informatie in.

De kleine lettertjes

Twee punten die in de schoonmaakbranche anders liggen dan u elders gewend bent.

De opzegtermijn is lang. Dat is in deze branche gebruikelijk en meestal ook verdedigbaar — een leverancier neemt mensen aan voor uw complex. Maar reken u niet rijk: kijk vooraf hoe lang u vastzit en wanneer u moet opzeggen. Vergeet u dat, dan loopt het contract stilzwijgend door.

Er wordt jaarlijks geïndexeerd. De lonen in de schoonmaak stijgen elk jaar op grond van de cao, en dat werkt door in uw contract. Die verhoging is niet klein. Vraag vooraf hoe de indexering wordt berekend en op welk moment in het jaar hij ingaat, zodat uw begroting niet wordt overvallen.

Lees ook: wat VvE-schoonmaak kost, wie waarvoor verantwoordelijk is in een VvE en wat een huismeester doet. Wilt u weten hoe wij dit invullen? Lees meer over onze VvE schoonmaak, of bekijk hoe wij werken.